نشرة الدورية

للاشتراك، أدخل بريدك الإلكتروني

إتيكيت البريد الإلكترونى
إتيكيت البريد الإلكترونى
الشبكة البينية أو "الإنترنت" أصبحت من وسائل الاتصال التى لا يمكن الاستغناء عنها، بل هى الأساس فى اتصال الأفراد ببعضهم البعض ليس فى المجتمع الواحد وإنما عبر المجتمعات المختلفة.

ونتيجة لهذا الاعتماد المتزايد عليها كان ولابد من وجود قواعد تحكم استخدام البريد الإلكترونى أو تصفح المواقع المتنوعة.
المزيد عن الشبكة البينية ..

* قواعد الإتيكيت المتنوعة:
- الرد على الرسائل:
الرسائل المهمة أو الحقيقية سواء من أجل أعمال هامة أو لإرسال التحية لصديق ... من قواعد الإتيكيت الرد عليها وعدم إهمالها.

- ما هي القصة؟
أو ما هو الموضوع؟ لا تترك القارئ في حيرة، فمستخدم الإنترنت يحتاج إلى العناوين الصريحة المباشرة لتوفير الوقت ولتنبيه القارئ إلى مضمون الرسالة للحصول على الرد السريع.

- الإعلان عن العناوين البريدية:
عندما ترسل بريداً إلكترونياً لمجموعة من الأصدقاء فأنت تستخدم قائمة العناوين المسجلة عندك لاختصار الوقت، وقد ترسل الرسالة إلى أشخاص لا يرغبون فيها أو لا يرغبون في معرفة الآخرين بعناوينهم ... فعليك مراعاة ذلك وبذل بعض المجهود!

إتيكيت البريد الإلكترونى

- مراجعة الأخطاء اللغوية:
كل واحد منا معرض للأخطاء اللغوية في كتاباته، لتفادى ذلك عليك بقراءة الرسالة مرة أخرى بعد الانتهاء منها لضمان تجنب مثل هذه الأخطاء.

- نوعية الرسائل:
الالتزام مطلوب في أي و في كل شئ، فإرسال الرسائل الإباحية شيئاً غير محموداً على الإطلاق!

إتيكيت البريد الإلكترونى

- اختيار المواقع:
تتنوع المواقع وصفحاتها على الإنترنت، ومعظم المواقع عندما تقوم بزيارتها ترسل نشرات إخبارية لعملائه، قد تزعجك وتملأ صندوق بريدك .. فعليك بالاختيار الصحيح لها.

- الخصوصية:
البريد الإلكتروني الخاص بك هو لخصوصياتك، أما بريد العمل فللعمل.

إتيكيت البريد الإلكترونى

- تغيير عنوان البريد الإلكتروني:
إرسال العنوان الجديد لكافة العملاء والأصدقاء، والتأكد من عدم وجود أية رسائل مهمة على العنوان القديم.

* البريد الإلكترونى في العمل:
- أصبح البريد الإلكترونى إحدى وسائل الاتصال الهامة في جميع مجالات الحياة بين الأصدقاء، أفراد العائلة وأيضاً بين الزملاء في العمل. لكن هل يتم استخدامه علي وجه التحديد في العمل بطريقة لائقة وصحيحة؟! يمكننا أن ندرجه ضمن العادات التى نتخذ منها سمة لحياتنا ... لكن كيف يمكن توظيفها علي النحو الأمثل؟

- كيفية استخدام البريد الإلكترونى؟
- استخدام البريد الإلكترونى كإحدى قنوات الاتصال بحيث لا يمثل كل قنوات الاتصال – أى الجزء وليس الكل - صحيح أنها وسيلة المناقشة الموثقة والتى لا تستغرق سوى نقرة واحدة علي المفاتيح. لكنها لا تنفع في نفس الوقت إدارة شركة من خلالها.

إتيكيت البريد الإلكترونى

- وضع م��������اصفات قياسية له:
- القصر، ليكن ممتعاً في قراءته ولا يصاب الشخص بالملل. وألا يتعدى طوله طول الشاشة. أما إذا لم تلتزم بهذه المواصفات، فسيكون رد الفعل تجاه رسالتك بإحدى الطرق الآتية:
- عدم قراءة الرسالة كاملة.
- تأجيل قراءتها فيما بعد.
- عدم الالتفات لها جيداً (بالتحدث مع شخص آخر – أو إجراء محادثة تليفونية).

- تشجيع العملاء دائماً بالاستفسار عن المزيد، فتوجيه الأسئلة المستمرة من قبلهم هو بالشئ المثمر فهو يجعل أبواب شركتك دائماً مفتوحة.

- التأكد من صحة ما تكتبه، مثل الغلطات الإملائية أو النحوية أو الصيغ غير التأديبية.

- الإجابة علي الرسائل المرسلة إليك، إن لم تستطع الرد عليها في حينها عليك بتخصيص وقت حتى ولو بعد انتهائك من الأعمال. لا تتأخر مطلقاً في الرد علي أى رسالة وإن حدث ذلك لابد وأن يكون هناك الرد المقنع.

- عدم إظهار الغضب أو التحكم في رسائلك، وأن يحاول الشخص ألا يفقد أعصابه أو أن يوجه نقدا لغيره في رسالة وإنما انتظر حتى تواجهه وجهاً لوجه لأنها لن تعكس بداخلها تعبيرات الوجه أو لغة الجسد وبالتالى لا يفهم ما هو مقصود منها وتأتى بالنتائج العكسية. وهناك طريقة أخرى إذا لم ينجح الشخص في ذلك عليه بتسليم الرسالة شخصياً بنفسه أو التحدث من خلال التليفون.
المزيد عن الغضب ..
المزيد عن إتيكيت التليفون ..
المزيد عن إتيكيت التليفون المحمول ..


- التدريب علي كتابة البريد الإلكترونى في حالة عدم الإتقان، فاستخدام البريد الإلكترونى أصبح ضرورة في تعاملات العمل وإن كان ينصح بعدم الإفراط في استخدامه. فالأمر لا يقف علي استخدامه وإنما أيضاً علي كيفية إتقانه عند التعامل معه، فلا يخجل الشخص من أن تطلب من زميل متمرس له في العمل أن يدربه على كتابته إذا كان يفتقد لبعض المهارات فيه ومن أفضل الزملاء علي الإطلاق هى السكرتارية. مع العلم دائماً أن العملاء الذي لا يمكنه رؤيتهم أو الاتصال بهم إلا عن طريق البريد الإلكترونى يصدرون حكمهم عليه من خلاله.

إتيكيت البريد الإلكترونى

- لا مانع من روح الدعابة في البريد الإلكترونى، ففى وسط أعباء العمل ومشاكله الشخص بحاجة إلي كلمة مرحة يسمعها أو يقرأها للتخفيف عنه، وماذا عن النكات ... لا مانع منها أيضاً لكن هناك العديد من الشركات لا تسمح بها وتلتزم بالرسائل الجادة ... مع الوضع في الاعتبار أن الإكثار منها لا يمكن الشخص من إتخاذ الجدية في كتابة الرسائل ... وبالتالى ضياع فرص العمل والعملاء.

- "إتباع قاعدة الخمس دقائق" – إذا كان هناك شيئاً ما يغضب الشخص أو يثيره لظرف يتعلق بالعمل أو خارجه وكان علي وشك كتابة رسالة عليه بالانتظار قليلاً وليكن خمس دقائق فقط علي أن يشغل نفسه بأى شئ مثل التمشية قليلاً أو الاسترخاء.

- تحديد محتوى الرسالة كاملاً للوفاء بالغرض المطلوب منها:
- تحديد عنوان الموضوع.
- تحديد عناوين الأشخاص الذي يريد الشخص إرسال البريد الإلكترونى لهم، ولا يقصد هنا كتابة عنوان الشخص المرسل إليه فهذا أمر مفروغ منه ... وإنما الانتقاء جيداً للأشخاص ذوى الشأن والذي تقع هذه الرسالة في مجال اختصاصهم:
- إلي: ....... To :...
- نسخة كربونية:....... C C : ...
(فإلى تختلف عن النسخة الكربونية ... فينبغى التدقيق جيداً)
- التأكد من وصول الرسالة إلي الجهة المختصة.
- متابعة الرد.
فكل ذلك يندرج ضمن قواعد العمل لضمان نجاحه.

المزيد عن إتيكيت شبكات التواصل الاجتماعى ..

* المراجع:
  • "Etiquette " - "britannica.com".
  • "Internet definition" - "linfo.org".
  • "Email Etiquette Tips for Professionals" - "lifehack.org".
  • ارسل ارسل هذا الموضوع لصديق

  • تقييم الموضوع:
    • ممتاز
    • جيد جداً
    • جيد
    • مقبول
    • ضعيف
  • إضافة تعليق:

تابعنا من خلال

فيدو على الفيسبوك فيدو على التويتر

نشرة الدورية

© 2001جميع حقوق النشر محفوظة لشركة الحاسبات المصرية
Designed & Developed by EBM Co. صمم وطور بواسطة شركة الحاسبات المصرية